ניהול זמן היא היכולת ליישם פעולות במועדים שנקבעו ופרק הזמן שתוכנן
מנהלים רבים, בכל רמות הניהול מתלוננים על מחסור בזמן. הם חשים שהזמן הנדרש לביצוע הפעולות המוטלות עליהם הוא רב יותר מהזמן העומד לרשותם. "יש עלי עומס עצום ואני לא מספיק לעשות את כל המוטל עלי" - מספרים לי - "פעמים רבות אני עסוק בכיבוי שריפות ומרגיש שאני מגיב למה שקורה ולא מוביל את מה שקורה וברור לי שמשהו כאן לא עובד נכון".
למען האמת, עלינו להודות שאנחנו לא מנהלים את הזמן. הזמן לא בשליטתנו שהרי הוא נע מעצמו דקה אחר דקה, שעה אחר שעה ויום אחר יום. בתוך המרחב הזה, של הזמן הזורם ללא הפסק, אנחנו מתנהלים והשאלה היא האם אנחנו מרוצים מאופן שבו אנחנו פועלים ומהתפוקה שאנו מפיקים.
אם כך, אנחנו מבינים שאנחנו לא מנהלים זמן אלא פעולות ומשימות בתוך שטף הזמן בכפוף לזמן שקבענו.
שאלה נפוצה היא: "כמה זמן אורכת משימה?" והתשובה היא: הזמן שהוקצב לעשותה. בל נתפלא, שמשימות שעיתוי ביצוען ומשכן לא נקבע, שאין הן מסתיימות.
כלל: היעילות בהתנהלות בזמנים בארגון מתבססת בעיקר על מיומנותו של המנהל בהקצאת משאב הזמן ביעילות מתוך מאגר הזמן הקצוב. בדיוק כמו כסף.
"אין לי זמן" הוא השקר הנפוץ ביותר שבני אדם מספרים לעצמם והמכשלה לפתרון
לכל אדם בעולם יש את אותו הזמן בדיוק - 24 שעות ביממה. באמירה "אין לי זמן" הכוונה היא לומר "אני לא מספיק לבצע את כל המוטל עלי". מדוע שלא אספיק לבצע את כל המוטל עלי?
- חוסר בתכנית– אין בידי תכנית ברורה ומוגדרת של הפעולות והעיתוי לבצעם.
- חוסר במיומנות – אמנם יש בידי תכנית אך אינני מיומן לבצעה בזמן שהוקצה.
- איכות לא מספקת – רמת ביצוע ירודה הגורמת לתקן את שנבנה לא נכון מלכתחילה.
- הפרעות – תוך כדי ביצוע הפעולות המתוכננות נכנסות הפרעות והסחות דעת שלא נלקחו בחשבון.
- התרבות הארגונית – התרבות הארגונית הנהוגה פועלת באיטיות יחסית לניתן.
- תהליכים טעוני שיפור – התהליכים בארגון אינם יעילים ואינם בתהליך של שיפור מתמיד.
- ריכוזיות יתר – נטילת היקף משימות שהן מעבר לניתן לביצוע במגבלות הזמן המוקצע במקום להתייעל, לפזר סמכויות ואחריות, ולתגבר בכח אדם בהתאם לנחיצות.
כיצד מתפקד מנהל מיומן
מנהל מיומן ער לניצול משאב הזמן, ראשית של עצמו ומשמש דוגמא לעובדים. המשימות והמטלות מתבצעות ביעילות, במקצועיות ובסבלנות אך לא בעצלנות. כעיקרון (תלוי באופי הארגון) מנהל אמור לעסוק לא יותר מ- 70% מזמנו בניהול שוטף ו- 30% בהתייעלות, שיפור מתמיד בתפקודו האישי ושל הארגון. בכל מקרה - הכל בשעות משרה רגילה. פעילות שמעבר לשעות משרה מלאה מצביעות על ליקויים שיש לטפל בהם.
בהצלחה!!!
גילוי נאות*
המידע במאמר זה הינו כללי ומומלץ לקיים התייעצות על בסיס אישי לצורך הכוונה מדויקת לצורך יישומו.
